Perché Venezia è diversa
Ogni evento dipende dalle stesse cose: una data, un luogo, ospiti che arrivano in orario, fornitori che consegnano. A Venezia ognuna funziona in modo diverso. Non ci sono auto, quindi ospiti, cibo, fiori, arredi e attrezzature arrivano in barca o a piedi. Quasi tutti gli edifici sono tutelati, quindi non si fissa e non si fora. Il calendario è pieno degli eventi della città. E la marea può cambiare i piani il pomeriggio stesso. Niente di tutto questo è un motivo per rinunciare a un evento a Venezia. È un motivo per organizzarlo con qualcuno che sa come funziona la città.
Scegliere la data
Nei giorni più affollati salgono i prezzi di spazi, barche e alberghi. Verificate le date ogni anno.
- Carnevale (febbraio) e la pre-apertura della Biennale (maggio) riempiono la città e fanno salire il prezzo di tutto.
- Redentore (terzo fine settimana di luglio), la Mostra del Cinema al Lido (da fine agosto a inizio settembre) e la Regata Storica (prima domenica di settembre) chiudono tratti di canale e impegnano le barche.
- Nei giorni del contributo d’accesso, dalla primavera a metà estate, chi visita il centro storico in giornata paga un contributo. Chi pernotta in città è esente ma deve registrarsi. Verificate il calendario dell’anno e avvisate gli ospiti che arrivano in giornata.
- L’acqua alta è più probabile da ottobre a gennaio. Il MOSE protegge ormai la città dalle maree più alte, ma gli allagamenti minori capitano ancora.
Scegliere lo spazio
Venezia offre palazzi sul Canal Grande, saloni delle scuole grandi, giardini nascosti dietro i muri, ex conventi, terrazze d’albergo e isole che si possono riservare per un giorno. Alcuni punti decidono se uno spazio funziona:
- Accesso via acqua. Una porta d’acqua privata o un approdo pubblico vicino, per gli ospiti e per i fornitori. Verificate come arrivano le attrezzature nelle sale.
- Capienza. Il numero massimo di persone dipende dalla prevenzione incendi, non dai metri quadri, ed è spesso più basso di quanto sembri.
- Cosa è permesso. Candele, fiamme libere, musica amplificata, ballo, cucina sul posto e l’ora in cui la musica deve finire.
- Fornitori esclusivi. Molti spazi lavorano solo con il proprio catering o il proprio service luci.
- Piano B. Una sala al coperto per la pioggia e piani terra che restino asciutti se sale la marea.
Barche
Le barche sono la parte più memorabile di un evento a Venezia, e la più complessa.
- Taxi acquei: portano fino a una decina di persone con i bagagli e vanno prenotati con largo anticipo per i gruppi.
- Lancioni: portano gruppi di decine di persone, di solito per i trasferimenti verso le isole o dall’aeroporto.
- Gondole e barche tradizionali: si prenotano per un arrivo o un breve giro.
- Portabagagli: portano a piedi bagagli e attrezzature tra l’approdo e lo spazio.
Per un evento grande, una sola persona deve tenere il programma delle barche: chi parte da dove, a che ora, con quale conducente, e cosa succede se nebbia o marea ritardano tutto.
Permessi
Un evento in uno spazio privato richiede di solito poco oltre alle autorizzazioni dello spazio stesso. I permessi servono quando:
- si usa il suolo pubblico, come un campo o una fondamenta, che richiede la concessione di occupazione di suolo pubblico;
- l’evento è aperto al pubblico, che può richiedere la licenza di pubblico spettacolo e, per un pubblico numeroso, un esame della sicurezza;
- c’è musica, che richiede il pagamento dei diritti alla SIAE;
- si usa l’acqua, con barche ormeggiate o un corteo, che può richiedere autorizzazioni del Comune e dell’autorità portuale.
Calcolate due o tre mesi per i permessi, di più per tutto ciò che riguarda l’acqua.
- 9–6 mesiData e spazioControllo del calendario, sopralluoghi, opzione con caparra.
- 6–4 mesiFornitori e permessiCatering, barche, luci e audio, fiori. Richieste per suolo pubblico o pubblico spettacolo.
- 3–2 mesiOspitiBlocchi di camere, percorsi di arrivo, contributo d’accesso per chi viene in giornata, inviti.
- 4 settimaneScalettaProgramma al minuto, orari delle barche, previsioni di marea, piano B per pioggia o acqua alta.
- Il giornoSul postoUna persona che coordina fornitori, barche e spazio.
- La settimana dopoChiusuraPagamenti, verifica dello spazio con il gestore, un breve resoconto.
Fornitori
A Venezia anche i catering lavorano con gli stessi vincoli di tutti: il cibo arriva in barca, le cucine sono spesso provvisorie e il personale di sala va organizzato tenendo conto del tempo per raggiungere un’isola. Chiedete a ogni fornitore un sopralluogo prima del preventivo e i tempi di montaggio e smontaggio. Chiedete allo spazio quali fornitori conosce: conoscono già l’edificio.
Ospiti
- Alberghi: bloccate le camere per tempo vicino alle date più affollate, se possibile vicino allo spazio.
- Arrivo: mandate istruzioni chiare per arrivare via acqua dall’aeroporto o dalla stazione, con un contatto per il giorno stesso.
- A piedi: Venezia vuol dire ponti e gradini. Pensate agli ospiti con mobilità ridotta, e alle scarpe.
- Indicazioni: gli ospiti si perdono. Mettete qualcuno all’approdo e lungo il percorso.
Dove aiuta un rappresentante sul posto
Dall’estero la parte difficile non è trovare uno spazio bellissimo. È verificare cosa funzionerà davvero quella sera, e avere una persona che tiene tutto insieme. Un rappresentante a Venezia può visitare e confrontare gli spazi, trattare con loro, coordinare catering, barche, fioristi e tecnici, seguire i permessi, provare la scaletta sul posto ed esserci il giorno stesso, così voi potete stare con i vostri ospiti.